Ogni tanto qualcuno mi chiede
cosa ne penso dei disclaimer nelle mail, quelle 6-7 righe che stanno sotto alla firma per dire qualcosa tipo "se non sei il ricevente giusto di questa comunicazione, informaci e cancella la missiva perché lo prevede la Legge xyz". Sul tema in sé,
ha già detto tutto Luca Sartoni in questo post. Per la questione legale, non è il mio mestiere e quindi
rimando a questo post (il cui riassunto è "lasciamo stare la Legge e usiamo logica e buon senso"). Dal punto di vista della comunicazione, solo tre considerazioni:
- Non offre alcun valore aggiunto, anzi: la sostanza di quei testi è dire "attenzione che ti sto dando informazioni riservate", il che è già incluso nel criterio di riservatezza che vincola cliente e fornitore. Se non c'è contratto firmato, il mittente deve contare sul buon senso e sulla professionalità del ricevente, su un rapporto di fiducia da costruire subito. Cosa aggiunge il discaimer a tutto ciò? Nulla. Anzi, il destinatario può pensare che la sua professionalità e riservatezza siano messe in dubbio da una mail. Anzi, da un testo di sette righe che si include nelle mail a prescindere dal destinatario. Il messaggio che passa è: non mi fido completamente di te, chiunque tu sia.
- Un messaggio prioritario che diventa sostanzialmente secondario: il disclaimer sta sotto a tutto il resto della mail, quindi non è pensato per essere una delle cose più importanti del messaggio. Nei toni, invece, citando norme e procedure, sembra la cosa prioritaria. Questo è illogico e, giustamente, il destinatario spesso non si accorge neanche se il disclaimer c'è o meno. Il messaggio che passa è: ti dico cose che ritengo importanti ma quasi te le nascondo, le uso solo se mi servono.
- Se si sbaglia, bisogna assumersene le responsabilità: io possono sbagliare a mandare una mail e dico, preventivamente, a cui la riceve che la responsabilità è sua, che deve avvisarmi e cancellare immediatamente la comunicazione. Logico, no? Io, ricevente, penso: davvero professionali e affidabili questi, non vedo l'ora di collaborare con loro. Il messaggio che passa è: non usare il buon senso per avvisarmi che ho sbagliato, lo devi fare perché è previsto dalla Legge e perché, in caso contrario, ne paghi le conseguenze.
Per chiudere velocemente il discorso, non obbligo nessuno a mettere il disclaimer o a non metterlo. Quello che dico è che i
n qualsiasi comunicazione ci deve essere logica e opportunità nei contenuti, basata su ogni destinatario specifico. Il lettore della mia mail è la mia priorità. Se devo avvisarlo di vincoli importanti sulle informazioni che gli do dal punto di vista legale, glielo dico subito e chiaramente. Mica sotto a tutto con un testo copiato-e-incollato, no?
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