Il mondo delle PMI - La comunicazione interna al tempo dei Social Network

Tempo fa avevo riflettuto sul fatto che scegliere di chiudersi e bloccare gli accessi ad alcuni siti esterni perché "dimuniscono la produttività dei lavoratori" non era una buona soluzione per un'azienda. Perché blocca la creatività, disincentiva i dipendenti, etc. Riprendo ora la questione perché spesso si critica (io per primo) il fatto che un'azienda si chiuda a riccio ma, altrettanto spesso, si sottovaluta il fatto che neanche all'interno le cose vanno molto diversamente. Molte volte mi capita di avere a che fare con uffici simili a piccole città-stato: chiusi, indipendenti tra loro, privi di ogni volontà di condivisione del loro lavoro e delle attività che portano avanti. Siamo talmente attenti ai problemi della comunicazione esterna che sottovalutiamo quella interna (come dice anche Gianluigi). Un errore grossolano.

Recentemente, ho finito un progetto per un cliente importante. E' andato tutto per il meglio, ma ho riflettuto su alcune procedure. Per avere alcune informazioni del tutto inerenti all'attività della mia persona di riferimento in azienda, ho dovuto aspettare che qualcuno le facesse avere a lui, via mail o via fax. Per carità, non è stata un'attesa così lunga ma mi è sembrato strano che non ci fosse un luogo condiviso dove accedere alle informazioni. Un portale Intranet per la comunicazione interna avrebbe risolto tutto questo e molte altre esigenze. Non dico che tutte le aziende dovrebbero sviluppare una soluzione come myEni (a cui accedono oltre 31.000 dipendenti, in Italia e all'estero) ma spesso il problema non è nei costi o nel software, ma nella volontà. Ad alcune aziende i compartimenti stagni non dispiacciono, anche se hanno dimostrato il loro fallimento già dall'epoca del Titanic.

Finito il progetto, ho chiesto all'Amministratore Delegato della società se potevo mandargli un'idea per nulla legata a quello che avevo fatto. Lui ha accettato. Allora gli ho proposto di creare un portale Intranet semplice e "leggero" che dia la possibilità di raggiungere tre obiettivi prioritari:

• Condivisione - Avere informazioni, immagini, file e documenti in un unico posto, da consultare semplicemente utilizzando il proprio PC e con diversi livelli di accessibilità (è inutile che tutti vedano tutto, è utile che tutti vedano molto).
• Conoscenza - Comunicare a tutti i dipendenti le notizie legate all'azienda, superando la logica delle bacheche o della fotocopia in busta paga. Ci sono progetti innovativi, casi di successo, commesse importanti e successi commerciali conosciuti solo da chi ci ha lavorato. Paradossale, no? Trasmettere queste informazioni anche ai colleghi, superando i fogli e le chiacchiere alla Camera Cafè (come il video esprime benissimo), può migliorare l'immagine dell'azienda e stimolare altre idee.
• Partecipazione - Evidenziare l'apertura dell'azienda nei confronti dei dipendenti, dando visibilità anche ad attività non direttamente collegate al lavoro (come eventi aziendali, concorsi fotografici, tornei sportivi, iniziative di solidarietà, etc.). In questo modo, si può rafforzare il legame con la società stessa e facilitare i rapporti tra tutte le persone che vi lavorano, dall'amministratore delegato allo stagista. 

Incrementare la produttività, ridurre i costi, facilitare i contatti con i collaboratori e ... ridurre il consumo di carta (sperando che i fax vengano aboliti per legge quanto prima). Ponendo le basi per creare un vero e proprio Social Network interno, verso un nuovo modo di gestire i rapporti con le persone che lavorano con me ("come portare la nuvola in azienda" dice Giacomo Mason). Altro che discorsi davanti al caffè. Cara azienda, ti sembra poco?